Herhangi bir planın analiz edilebilen ve değerlendirilebilen en küçük bağımsız birimleri olduğundan, organizasyonlar içinde bu amaçla yapılan çalışmaların tümüne proje çalışmaları sonucunda mevcut alternatifler arasından seçilen, en uygun şekilde formüle edilmiş planlamaya proje denir.
Genel olarak; önceden belirlenmiş çok özel amaçlara belirli bir zaman diliminde uygun değer bir şekilde ulaşmak üzere kaynakların nasıl ve ne şekilde kullanılacağını gösteren planlama çalışmasıdır. Bu nedenle proje çalışmaları, uzun vadede yapılacak faaliyetlerde elde edilecek faydaların yapılması gereken giderlere göre anlamlı ve kabul edilebilir olup olmadığını değerlendirmek amacıyla yapılır. Bu tanım çerçevesinde bir faaliyetin/ faaliyetler grubunun proje sayılabilmesi için;
- Bir ihtiyaçtan/problemden doğmalı ve bu ihtiyacı karşılamayı veya problemi çözmeyi hedeflemelidir. Problemler hedeflere, hedefler faaliyetlere dönüştürülür.
- Belirli bir zaman diliminde gerçekleşmelidir.
- Hedeflere ulaşmak için yapılması gerekli her faaliyet ve bu faaliyetlerin nasıl bir sıralama ile gerçekleştirileceğinin ayrıntılarının belirtilmiş olması gerekir.
- Unsurları anlamında özgün ve tek olmalıdır. Proje mekânı belirli olmalıdır.
- Belirli kaynakları tüketmeli ve sonucunda belirli çıktıları sağlamalıdır.
Projelerin mutlaka bir başlangıç ve bitiş süresi olmalıdır. Süresiz bir projenin hedefinin olmaması anlamına gelir. Fakat projenin süresinin belirli olması gerekliliği bu sürenin uzun veya kısa olması ile bağlantılı değildir. Süre bir veya birkaç yıl olabilir genel olarak hedeflere ulaşıldığında proje tamamlanır. Bununla birlikte ; Projelerde mutlaka kaynak kullanılır.Bu kaynaklar hem beşeri, hem de maddi kaynakla olabilir. Her proje bir veya daha çok uygulama birimi tarafından yürütülür ve bir bütçeye sahiptir. Bütçe kapsamında; makine teçhizat-takım, maden gibi doğal kaynaklar, malzemeler, insan fiziki veya beyin gücü gibi kaynaklar da kullanılabilir.
Bir projede çalışmasının tükettiği en önemli kaynaklardan biri de zamandır. Bu nedenle tüm faaliyet detayları, her detayın yerine getirilmesi için adımlar, adımların sayısı, her aşamanın kimler tarafından nasıl yerine getirileceği belirlenmiş olmalıdır